Veiligheidsplan opstellen voor uw evenement

U leest hier hoe u een veiligheidsplan kunt opstellen voor uw evenement. U voegt dit plan toe bij uw aanvraag voor een evenementenvergunning.

Als u een evenementenvergunning aanvraagt, dan voegt u een veiligheidsplan toe bij uw aanvraag. In het veiligheidsplan beschrijft u, als organisator, alle maatregelen en afspraken voor de veiligheid en gezondheid van alle aanwezigen (bezoekers, medewerkers, omstanders) en de openbare orde tijdens uw evenement.

U leest hieronder welke onderdelen in uw veiligheidsplan moeten voorkomen. Beantwoord de vragen zo duidelijk en volledig mogelijk. Vermijd twijfelwoorden zoals ‘kunnen , ‘waarschijnlijk’ en ‘mogelijk’. 

1. Evenement

Wat voor evenement gaat u organiseren? Een kermis, concert, festival? Welke activiteit vindt plaats op uw evenement en uit welke onderdelen bestaat deze activiteit?

2. Organisator

Wie organiseert uw evenement en welke onderaannemers betrekt u hierbij? Wie verzorgt het licht en geluid? Wie doet de EHBO en beveiliging? Wie zijn de verkeersregelaars? Vermeld de namen en telefoonnummers van alle betrokkenen.

3. Bezoekersaantallen

Hoeveel bezoekers verwacht u in totaal? Hoeveel bezoekers zijn maximaal tegelijkertijd aanwezig op uw evenement? Wat is het piekmoment, hoe laat en waarom? Maak onderscheid tussen deelnemers, crew, bezoekers enzovoort.

4. Locatie & inrichting

Waar vindt uw evenement plaats? Hoe groot is uw locatie in m2? Welke bijzonderheden heeft uw locatie: een hoogteverschil, gelegen aan het water of een drukke weg?

Hoe richt u het evenemententerrein in? Waar plaatst u meubilair, podia en (nood)uitgangen? Wat zijn de breedtes van de uitgangen en vluchtwegen? Voeg een plattegrond toe - inclusief calamiteitenroute en schaaltekening van de inrichting.

5. Programma

Welke activiteiten vinden plaats op welk tijdstip? Welke artiesten treden op en wanneer? Welke risico’s brengen uw programma en artiesten met zich mee?

6. Instroom & uitstroom

Welke maatregelen neemt u bij binnenkomst? Welke maatregelen neemt u op de momenten waarop de meeste bezoekers instromen (piekmomenten)? Hoe zorgt u dat de instroom soepel verloopt? Controleert u bezoekers? Zo ja, waarop? Controleert u steekproefsgewijs of controleert alle bezoekers?

Welke maatregelen neemt u als bezoekers uw evenement verlaten? Hoe voorkomt u overlast door vertrekkende bezoekers? Hoe zorgt u dat de uitstroom soepel verloopt?

7. Risicoanalyse

Beschrijf 3 risicoprofielen:

1. Publieksprofiel: Hoeveel mensen verwacht u op uw evenement? Hoe lang blijven ze op uw evenement? Is uw publiek bekend of anoniem? Welke kenmerken heeft uw publiek: leeftijd, cultuur, gezondheid enzovoort? Is er sprake van groepsgedrag?
2. Activiteitenprofiel: Welke activiteiten vinden plaats op uw evenement? Hoe lang duren deze activiteiten? Is uw publiek deelnemer of toeschouwer? Zijn er meerdere activiteiten tegelijk?
3. Ruimtelijk profiel: Is uw locatie goed bereikbaar en toegankelijk? Is uw evenement binnen of buiten? Is uw locatie aan het water of een drukke weg? Hoe ziet de calamiteitenroute voor hulpdiensten eruit?

Benoem welke risico’s elk profiel heeft en welke voorzorgsmaatregelen u neemt. Beschrijf tot slot het ‘restrisico’: de blijvende risico’s ondanks alle voorzorgsmaatregelen.

8. Incidentenbestrijding

Welke incidenten kunnen zich voordoen bij elk risico? Wie doet wat in deze situaties? Wanneer doet u een beroep op de politie, brandweer of GHOR? Beschrijf duidelijk en stapsgewijs welke acties u neemt bij incidenten.

9. Handhaving

Welke maatregelen neemt u voor de openbare orde en veiligheid?

1. Coördinator: Wie is de veiligheidscoördinator? Wat zijn de contactgegevens?
2. Beveiliging: Hoeveel beveiliging zet u in voor, tijdens en na uw evenement? Welke vorm van beveiliging? (Als u een particuliere beveiligingsorganisatie inhuurt, dan moet u ook een beveiligingsplan aanleveren.)
3. Publiek: Hoe leidt u publieksstromen in veilige banen? Waar staan hekken en wegwijzers? Hoe voorkomt u een te hoge publieksdichtheid? Hoe ziet de planning eruit van de wegwijzers of van optredens op verschillende podia? Waar zijn de toiletten en hoeveel toiletten zijn er?

10. Ontruiming

Wie doet wat, waar, hoe en wanneer bij een noodzakelijke ontruiming? Hoe verloopt de onderlinge communicatie? Hoe is de taakverdeling? Wie neemt het eerste initiatief?

11. Brandveiligheid

Welke maatregelen neemt u om te voldoen aan de brandveiligheidseisen? Welke materialen gebruikt u voor tenten (of overkappingen) en de aankleding hiervan? Regelt u brandblussers en andere brandveiligheidsvoorzieningen?

12. Medische zorg

Wie verzorgt de EHBO? Hoeveel EHBO’ers zet u in? Wie is de coördinator? Waar is de EHBO-post en hoe is deze post ingericht? Hoeveel EHBO’ers zijn op de post en hoeveel zijn onderdeel van een mobiel team? Wat is het niveau van de EHBO’ers: BLS of ALS? Welke materialen hebben de EHBO’ers bij zich? Hoe verloopt de communicatie tussen de EHBO’ers onderling én tussen de EHBO en de organisatie?

13. Hygiëne

Hoeveel toiletten zijn er? Is er stromend water? Hoe zijn de toiletten aangesloten: op het riool of anders? Gebruikt u water voor sproeiers of zwembaden? Vinden er activiteiten plaats met dieren, zoals geitjes aaien of paardrijden? Verkoopt u eten? Zo ja, wat voor eten? Hoe richt u de horeca in? Laat u het eten verzorgen door vrijwilligers of door een professioneel horecabedrijf? Welke maatregelen neemt u voor regen en onweer?

14. Verkeer & vervoer

Hoe zorgt u dat inwoners, bedrijven en weggebruikers in Woerden weinig tot geen last hebben van aankomende en vertrekkende bezoekers? Biedt u parkeerplaatsen aan? Zo ja, hoe ziet uw parkeerbeleid eruit? Welke verkeersborden plaatst u en waar? Komen bezoekers met het OV of rijden er pendelbussen? (Bij een verkeersomleiding of groot evenement moet u ook een verkeersplan aanleveren.)

15. Milieu

En tot slot: welke maatregelen neemt u voor het milieu? Denk aan geluidsniveau, afvalcontainers, afvalverwerking, afvalscheiding, waterafvoer enzovoort.